Thời đại công nghệ 4.0, mỗi khi tìm kiếm tin tức chúng ta sẽ nghĩ ngay đến Google, Facebook… Thông tin không chỉ xuất phát từ các kênh phương tiện thông tin báo, đài mà đôi khi chính bạn cập nhật thông tin lên mạng xã hội còn nhanh hơn cả nhà báo. Điều này cho thấy sức mạnh của truyền thông trong xã hội hiện nay.
Từ thực tế đó, các nhân viên truyền thông liên tục phải thực hiện các hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông định kỳ hàng ngày/hàng tuần theo yêu cầu của cấp trên để theo dõi tổ chức mình cũng như đối thủ, cung cấp thêm thông tin cho những quyết định của lãnh đạo.
Vậy hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông sẽ thường gặp phải khó khăn gì và làm cách nào để chúng ta biến những vấn đề đó trở nên dễ dàng hơn?
Những khó khăn thường gặp phải khi thực hiện hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông.
1. Tốn thời gian, công sức nếu làm thủ công
Khi làm hoạt động điểm tin và báo cáo, thông thường người làm báo cáo phải tìm kiếm thông tin ở Google, Facebook…; đọc trang thông tin chuyên ngành rồi sao chép và dán từng đầu tin vào một tập dữ liệu của Excel, Word. Phần việc này có thể tốn của bạn từ 2 đến 3 giờ đồng hồ. Sau khi kết thúc bước tìm kiếm, ta tiếp tục đến bước phân tích và tổng hợp báo cáo. Trung bình một nhân viên truyền thông sẽ mất hết ngày để hoàn thành một báo cáo nộp cho cấp trên. Hiệu suất này quả thật không tốt chút nào.
2. Lãnh đạo yêu cầu số liệu thống kê cụ thể
Để ra quyết định, các lãnh đạo thường yêu cầu báo cáo phải có số liệu cụ thể. Tuy nhiên, việc tổng hợp số liệu đòi hỏi nhân viên truyền thông ngoài thu thập thông tin còn phải phân loại vào các nhóm, sau đó thống kê. Chưa kể các tiêu chí yêu cầu phân loại thông tin của lãnh đạo đưa ra có thể không rõ ràng. Đây đều là những hoạt động không chỉ tốn công sức mà còn khiến người thực thi gặp nhiều khó khăn.
3. Thiếu kinh nghiệm xây dựng biểu đồ và biểu diễn dữ liệu
Sau khi thống kê, các dữ liệu quan trọng cần được biểu diễn dưới hình thức biểu đồ, đặc biệt là biểu đồ so sánh số liệu hiện tại với các số liệu trong quá khứ. Việc chọn những chỉ số nào phù hợp với biểu đồ nào không hề dễ đàng đối với người ít tiếp xúc với dữ liệu và hoạt động phân tích.
4. Thiếu kinh nghiệm phân tích
Để rút ra được những thông tin quan trọng từ tin tức và truyền thông, người làm báo cáo cần được trang bị kỹ năng phân tích thông tin. Bên cạnh đó, một số dạng phân tích có giá trị như phân tích từ khóa, phân tích dòng tin, tóm tắt tin… sẽ rất mất thời gian, thậm chí không thực hiện được nếu phải làm thủ công, dẫn đến các báo cáo truyền thông làm thủ công bị sơ sài, chất lượng thấp và thiếu tính tổng hợp.
5. Chi phí sử dụng dịch vụ điểm tin/báo cáo truyền thông truyền thống còn cao
Đa số các dịch vụ điểm tin và báo cáo truyền thông hiện nay có mức giá hàng triệu đồng cho một báo cáo. Mức giá này gây khó khăn cho các đơn vị muốn sử dụng dịch vụ nhưng có mức chi trả thấp.
Các bước để hoạt đông điểm tin và báo cáo trở nên dễ dàng hơn
Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực phân tích truyền thông, AIV Group nói chung và thương hiệu VnAlert nói riêng đã giúp đỡ các tổ chức nhà nước và doanh nghiệp thực hiện hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông trong nhiều lĩnh vực. Từ những kinh nghiệm đó, VnAlert đúc kết được một số kinh nghiệm nhằm rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả cho hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông. Sau khi thực hiện các bước dưới đây, chúng tôi kỳ vọng mỗi công ty
- Có một quy trình rõ ràng để nhân viên truyền thông mới có thể làm theo
- Giảm tải công sức cho nhân viên
- Tối đa giá trị của báo cáo mang lại cho các cấp lãnh đạo
Bước 1. Xác định chủ đề quan trọng với tổ chức
Chọn chủ đề là một trong những khâu quyết định chất lượng của kết quả của hoạt động điểm tin và làm báo cáo. Ta không tiến hành thu thập dữ liệu của toàn bộ thị trường mà chỉ chọn một hoặc một vài chủ đề xác định, phục vụ đúng cho mục đích của hoạt động.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp thường theo dõi chủ đề như: Thương hiệu; Sản phẩm; CEO/Hội đồng quản trị; Đối thủ cạnh tranh; Ngành, lĩnh vực kinh doanh…
- Các tổ chức nhà nước thường theo dõi: Hoạt động lãnh đạo; Sự việc nổi cộm; Chính sách mới; Thông tin nghiệp vụ…
Bước 2. Xác định nguồn tin quan trọng
- Nguồn tin được chia thành 2 nhóm chính:
+ Nguồn tin truyền thống quan trọng: báo điện tử, trang tin điện tử…
+ Các nguồn truyền thống khác: báo in, truyền hình, radio…
- Nguồn tin tự định nghĩa là nguồn thông tin được định nghĩa theo từng nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức như khoanh vùng các đầu báo, group MXH quan tâm và các tài khoản cá nhân quan trọng.
Bước 3. Xác định tiêu chí phân nhóm tin tức
Việc thiết lập tiêu chí phân nhóm tin như thế nào sẽ phụ thuộc vào tổ chức của bạn. Bạn có thể bắt đầu từ những câu hỏi mà lãnh đạo tổ chức có thể đặt ra với các báo cáo điểm tin.
Ví dụ:
- Hôm nay có bao nhiêu tin tích cực về tổ chức?
- Có bao nhiêu bài viết thuộc dạng review sản phẩm của công ty?…
Bước 4: Xác định các chỉ số và biểu đồ quan trọng
Mục đích cuối cùng của việc điểm tin và làm báo cáo truyền thông là giúp cấp lãnh đạo ra được các quyết định dựa trên số liệu. Chính vì vậy, cần phải “lượng hóa” được kết quả điểm tin và báo cáo truyền thông thành các chỉ số cụ thể.
Để hiệu quả, các chỉ số này nên được biểu diễn theo hai hình thức: hình thức bảng thống kê và hình thức đồ thị để so sánh số liệu hiện tại với số liệu của những thời điểm trong quá khứ, từ đó làm nổi bật được sự thay đổi trong số liệu.
Bước 5. Tóm tắt thông tin dưới dạng Dòng tin và Từ khoá chính
Dòng tin chính: Một thông tin được đưa đi đưa lại hoặc được truyền tải theo nhiều góc nhìn khác nhau trên truyền thông. Người làm báo cáo có thể tóm tắt những tin có chung 1 nội dung truyền tải thành dòng tin tóm tắt để người xem có thể biết được nội dung và độ hot của tin trên truyền thông qua thống kê số lượng bài viết về tin đó.
Từ khóa chính là từ khóa được lặp đi lặp lại nhiều lần trên các phương tiện truyền thông. Điều này chứng tỏ đây là từ rất được mọi người quan tâm, từ đó bạn hoàn toàn có thể bổ sung những từ khóa này vào bộ khóa SEO mà doanh nghiệp đang tổ chức giúp nâng cao hiệu quả truyền thông.
Bước 6. Tạo báo cáo
Hiện tại, trên thị trường có nhiều công cụ hiện đại hơn để làm báo cáo nhưng hai công cụ Word và Powerpoint vẫn là thông dụng nhất đối với các anh/chị làm công sở bao nhiêu năm nay vì sự phổ biến và dễ dàng sử dụng.
Thông thường một báo cáo sẽ cần có: Tên báo cáo, Bối cảnh & Phương pháp phân tích, Diễn giải các số liệu, Phân tích, kết luận dựa trên số liệu, Các dòng tin quan trọng, Danh sách toàn bộ. Trong phần kết luận cần phải trình bày ngắn gọn các kết quả của báo cáo và rút ra các kết luận một cách rõ ràng.
Bạn có thể tham khảo báo cáo mẫu tại đây
Hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông là xu thế tất yếu của thời đại công nghệ chuyển đổi số thông tin. Tuy nhiên, nếu làm thủ công thì tương đối mất thời gian. Vì vậy, với những doanh nghiệp/tổ chức cần thực hiện điểm tin thường xuyên, có nhiều chủ đề cần phải theo dõi thì sẽ cần sự hỗ trợ của các công cụ và đơn vị làm dịch vụ chuyên nghiệp.
VnAlert Fast Report – một sản phẩm của VnAlert – dịch vụ điểm tin và báo cáo truyền thông kiểu mới, hướng tới mục tiêu sử dụng sức mạnh công nghệ để tối ưu giá trị mà khách hàng nhận được. Với các ưu điểm NHANH – TỐT – RẺ, VnAlert mang sứ mệnh hỗ trợ hoạt động điểm tin và báo cáo truyền thông trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
VnAlert cũng sẽ gửi tặng free 1 báo cáo mẫu với 1 chủ đề mà tổ chức đang quan tâm.
Click tại đây để đăng ký nhận báo cáo miễn phí theo chủ đề tự chọn
Hi vọng những chia sẻ của VnAlert giúp ích cho các bạn đang phải thực hiện công việc này hàng ngày có thể giảm bớt thời gian, sức lực cũng như tăng hiệu suất làm việc của mình. Chúc các bạn thành công!
